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社員旅行の幹事になりました。準備はいつ頃から始めれば間に合うのでしょうか？

海外の社員旅行の企画は、平均すると4ヵ月くらい前から見積り依頼などを始めるという幹事さんが多いようです。
特に人気の高い目的地や日本および現地の行楽シーズンや土日祝日などを日程とする社員旅行の場合は、予約が取りにくいため、
早めに行動するのがおすすめです。また、参加人数が多い場合、飛行機、ホテルとも遅くなるほど手配が難しくなっていきます。
予算や日程をガチガチに固めてしまわないで、できるだけ早い段階で 旅行会社に相談するのがべストと言えるでしょう。

出発空港は、やはり成田・羽田や関空・セントレアなど主要空港発のほうが安くなるのでしょうか？

大雑把に言えばハブ空港（主要空港）発のほうが路線の充実から価格競争の原理が働き、航空券自体は安くなる傾向があります。また、そもそも社員旅行の行き先に主要空港からしかフライトがないケースが多いです。
しかしながら、近年は訪日外国人急増の影響でLCCを中心に地方空港からのネットワークが急速に充実しつつあります。それに伴い地方空港発の航空券にも格安の波が押し寄せています。
特に、仙台発、静岡発、新潟発、小松発、岡山発、広島発、松山発、鹿児島発、そして沖縄（那覇）発など、大都市圏以外にある企業や団体が地元空港から出発する社員旅行・団体旅行が増えてきています。
ハブ空港までの国内移動の費用と時間がかからないこともメリットです。

社員旅行の見積りは無料ですか？　見積り作成にどのくらい時間がかかりますか？

当社では見積りは一切無料で提出させていただきます。基本的に48時間以内にご返答いたしますが、ご希望の社員旅行の内容や、当社の繁忙期には返答に多少お時間がかかる場合もございます。

社員旅行について見積もってもらうのに必要な情報は何ですか？

予算と日程、行きたい方面（旅行先）を決めていただければ、当社の担当者が最適なプランをご提案いたします。
ただし、旅行先につきましては、まだお決めになっていなければ、当社お勧めの社員旅行先の提案もさせていただきます。

社員旅行といっても少数です。何人以上が団体旅行扱いとなるのでしょう？

海外旅行の場合は10名以上の場合に団体料金を適用するというのが一般的なケースですが、固定されたものではありません。

社員旅行は人数が多ければ多いほど、一人あたりの費用は安くなるのですか？

必ずしもそうとは限りません。
格安パッケージツアーに使われる「格安航空券」は座席数に限りがあるため、人数が多いほど全員分の席の確保が難しくなります。そのため、あまり人数が多い場合は、結局通常の団体向けの航空運賃を適用することになってしまい、格安航空券を利用した少人数のグループの場合よりも高くなることもあります。会社によっては社員旅行参加者を少人数に分けて、それぞれ格安パッケージツアーを利用することによって費用を安く抑えているところもあります。

社員旅行も安い時期や高い時期があるのですか？ 費用を安く済ませるのにおすすめの時期はありますか？

社員旅行のピークは10月～12月前半と6月です。このピーク時期はやはり料金が高くなりがちですので、他の時期にずらすと費用を安くできる場合が多いです。また一般の個人旅行と同様、日本の連休にあたる日程の社員旅行は料金がかなり高くなります。

社員旅行の日程が近く、時間的な余裕がないのですが、どれくらい前なら受け付けてもらえますか？

ご出発の近い社員旅行につきましても、当社で可能な限りの対応をさせていただきます。特に受付に時間的な制限はございませんので、まずは至急ご連絡ください。

社員旅行行き先がなかなか決まりません。

社員旅行に何かの「テーマ」を決めてみましょう。これがあると行き先などが決まりやすくなります。
社内で話し合ったり、アンケートしたりしてみるのも一策です。

社員旅行での食事は、やはり和食を準備しておかないといけないでしょうか？

参加される社員の皆様のご年齢や男女比によりお好みが変わると思われます。現在の社員旅行では、年齢層の高い社員といっても完全に戦後の（洋風化）世代に育った方ばかりなので、「和食でなければ」という方はかなり少なくなっています。しかし完全に個人的な好みの問題となりますので、社員旅行に参加する方に事前にアンケートなどをとるのがベストでしょう。また、当然ながら海外のホテルや街によっては和食の用意ができないところも少なくないので、事前に確かめておくのがよいでしょう。

社員旅行の場合、経費扱いになりますか？

会社が従業員のためにレクリエーション旅行として行う社員旅行の場合は基本的に福利厚生費として計上できます。
一般的に、レクリエーション旅行と認められる範囲は以下のとおりです。

• 旅行費用の会社負担分が10万円程度であること（従業員負担分がゼロでもOK）。

• 旅行プランの内容が一般的なものであること。

• 海外旅行の場合には、外国での滞在日数が4泊5日以内であること（機中泊は1泊として数えない）。

• 社員全員を対象とし、参加者が全社員数の半分以上であること。

• 自己都合による不参加者に旅行費用相当額の金銭を支給したりしないこと。

• 家族同伴でないこと。家族も参加する社員旅行は一般的とは認められないため、福利厚生費として計上しません。
  （「社員旅行」とは違い、日ごろの頑張りや成果などを労うために、社員の家族なども参加して行う団体旅行のことを
  「慰安旅行」と呼び、これには企業以外の団体が行う旅行も含まれます。）

上記はあくまで社会通念上の一般的な解釈ですので、実際の経理処理を行うにあたっては、税理士に相談してみましょう。
また、社員旅行費用に関係する請求書と領収書、明細書、パンフ、写真、日程表などは必ず保存しておきましょう。

社員旅行・団体旅行のお見積りはこちらからどうぞ

社員旅行に限らず、海外旅行では注意しなければならない点が多いですが、
特に社員旅行・団体旅行の場合には以下の点をチェックするようにしましょう。

• 外国籍の社員がいる場合には、ビザの要不要を必ず確認しましょう。
  日本人が短期旅行でビザを必要とされる国はかなり少ないですが、外国籍の人の場合は異なります。

• 社員のパスポートの状況について必ず正確に把握しましょう。
  社員のパスポートの期限が切れていたというケースは非常に多いです。
  また、そもそもパスポートを持っていない社員もいるかも知れません。

• パスポートのローマ字表記と、予約に使う（旅行会社に伝える）ローマ字表記が完全に同じかを入念にチェックしましょう。
  パスポートの表記はヘボン式という特殊な表記のため、カード名義や社員証の英字などとは異なる場合があります。
  （旅行会社にはパスポートのコピーを送るのが一番確実です。）

• 社員の持病をチェックすること。
  特に海外旅行が初めての社員には必ず持病を聞いておく必要があります。
  また持病の有る無しに係わらず、旅行先によっては社員の予防接種を検討します。

• 海外で感染する病気にはたいてい潜伏期があります。帰国して後2ヶ月程度は、体調に異常があれば医療機関を受診し、
  その際は必ず医師に海外へ行ったことを伝えましょう。

• 社員旅行の場合は同行者が顔なじみの人ばかりなので、海外旅行であるにも関わらず気が緩んでしまう傾向があります。
  添乗員無しの場合は、誰も海外旅行のプロはいないわけなので、ある程度緊張感を維持して行動する必要があります。
  特にスリや窃盗に対する意識の違いを指摘しておきましょう。

  • パスポートの保管方法について周知しましょう。無くすと旅行がキャンセルになったり中断したりしてしまいます。

  • ホテルのロビーでは自分たちの荷物、貴重品には常に注意を怠らないようにしましょう。

  • 個人行動をせずに、必ず2人以上で行動を。荷物は誰かが必ず見張っているように。

  • ホテルでドアをノックされた場合でも不用意に開けたりしてはいけません。
    必ず誰なのかを確認しましょう。日本と違い、ホテル内も安全な場所ではありません。

  • 皆とはぐれてしまった場合の集合場所をあらかじめ確認しておきましょう。

• 海外では交通機関の時刻が日本のように正確ではありません。
  あらかじめ遅れることを予想してスケジュールを組むましょう。
  また、社員旅行・団体旅行の場合は参加者の突然の体調不良等で思わぬ事態が発生することも珍しくありません。
  不測の事態も常に予測しておきましょう。

• コンビニの営業時間が24時間というのは日本の都市部だけの常識です。コンビニの数も日本ほど多くはありません。
  日本のような買物の利便性が無いことを知らせておきましょう。

• 宿泊ホテルによっては、シャンプーやリンスが備え付けられていなかったり、歯ブラシや歯磨き粉も無い場合があります。
  事前に宿泊ホテルの設備や備品について調べておいて、必要な持ち物を社員全員に知らせておきましょう。

• チップについて確認しておきましょう。添乗員がいない場合にはツアーリーダーが支払うことになるのが普通です。

• スケジュール、持ち物チェックリスト、緊急時のマニュアルと注意事項を記載したしおりを用意するのがベストです。